1. Responsable del tratamiento
TAKIYA S.A.S. (en adelante TAKIYA), sociedad por acciones simplificada constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902092780-2, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C. y dirección de notificaciones en la Calle 23 C No. 81 A 71, Bogotá D.C., teléfono (+57) 315 059 4611, correo electrónico soporte@takiya.co y sitio web www.takiya.co, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta en desarrollo de su objeto social.
TAKIYA opera una plataforma digital de entretenimiento accesible a través de www.takiya.co, de www.bonocine.com, de sus aplicaciones y de páginas web redireccionadas desde canales de aliados, incluida la página redireccionada desde la plataforma MI CLARO operada por Comunicación Celular S.A. Comcel S.A. Cada aliado es responsable independiente del tratamiento que realice en sus propios canales conforme a sus propias políticas.
2. Objeto y ámbito de aplicación
Esta Política establece los lineamientos conforme a los cuales TAKIYA realiza el tratamiento de datos personales, las finalidades, los derechos de los titulares, los canales y procedimientos para ejercerlos y las medidas de seguridad aplicables. Aplica a todos los datos personales registrados en bases de datos de las cuales TAKIYA sea Responsable o Encargada, incluyendo los de usuarios y clientes de la plataforma, participantes de dinámicas y experiencias, compradores, visitantes del sitio, proveedores, aliados, empleados, candidatos y terceros en general.
El uso de la plataforma y de los servicios de TAKIYA implica el conocimiento de esta Política. La autorización para el tratamiento se otorga a través de los mecanismos descritos en la sección 8.
3. Marco normativo
Esta Política se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, de la Ley 1266 de 2008 en lo que resulte aplicable, de la Ley 1480 de 2011, de la Ley 527 de 1999 y de las circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad nacional de protección de datos.
4. Definiciones
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: dato calificado como tal según la Constitución y la ley, y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos biométricos, de salud, de origen étnico o racial y demás previstos en la ley.
- Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
- Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que realice un tratamiento por cuenta del Responsable.
- Transferencia: envío de datos personales a un tercero Responsable, dentro o fuera de Colombia.
5. Principios del tratamiento
TAKIYA aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y temporalidad. En particular: el tratamiento se realiza únicamente con fundamento legal y para finalidades legítimas informadas al Titular; los datos se conservan solo durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichas finalidades y las obligaciones legales; y el acceso a los datos está restringido al personal y a los terceros autorizados que los requieran para el cumplimiento de sus funciones, quienes asumen compromisos de confidencialidad que subsisten aun terminada su relación con TAKIYA.
6. Datos personales objeto de tratamiento
Según la relación con el Titular y el servicio utilizado, TAKIYA puede tratar las siguientes categorías de datos:
- Identificación y contacto: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, correo electrónico, número de celular, ciudad y dirección.
- Datos de cuenta: usuario, credenciales de acceso en formato protegido, preferencias, historial de actividad en la plataforma, saldos de tokens y membresías.
- Datos transaccionales: compras, accesos y beneficios adquiridos, fechas, valores, medios de pago utilizados, estado de las transacciones, devoluciones, reversiones y retracto. Los datos completos de tarjetas y medios de pago son capturados y procesados directamente por la pasarela de pagos, en ambientes certificados bajo el estándar PCI DSS. TAKIYA no almacena números completos de tarjetas.
- Datos técnicos: dirección IP, identificadores de dispositivo y de sesión, tipo de navegador y sistema operativo, registros de eventos (logs), fecha y hora de las interacciones y datos de cookies conforme a la sección 15.
- Geolocalización: ubicación aproximada o precisa, únicamente cuando el Titular la habilite en su dispositivo para dinámicas que la requieran.
- Datos de participación: inscripciones, resultados, interacciones, marcas de tiempo, registros de auditoría de dinámicas y competencias, y contenidos aportados por el Titular.
- Imágenes y datos sensibles: fotografías, autorretratos con sello de tiempo del servidor (selfie sellada) y demás datos de esta naturaleza, exclusivamente en las dinámicas que lo requieran y conforme a la sección 9.
- Datos de menores de edad: únicamente en los programas que expresamente lo contemplen y conforme a la sección 10.
7. Finalidades del tratamiento
TAKIYA trata los datos personales para las siguientes finalidades:
- Crear, administrar y autenticar la cuenta del usuario, y verificar su identidad y su edad.
- Ejecutar la relación contractual: procesar compras de accesos, boletas, tokens, membresías, productos y beneficios; emitir, entregar y validar accesos digitales; y gestionar la logística y entrega de productos cuando aplique.
- Operar las dinámicas y experiencias de la plataforma, incluyendo la administración de inscripciones, la adjudicación de compras, el arbitraje de concurrencia mediante registros del servidor y la conservación de registros de auditoría que soportan los resultados.
- Presentar y redirigir al usuario hacia ofertas, eventos y servicios de aliados y de empresarios, productores u operadores de boletería, y gestionar la aplicación de los beneficios acordados con dichos terceros.
- Procesar pagos, retenciones, facturación electrónica, reembolsos, reversiones de pago y solicitudes de retracto, a través de pasarelas y entidades del sistema financiero.
- Prevenir, detectar e investigar fraude, suplantación, uso de mecanismos automatizados, multicuentas, contracargos abusivos, lavado de activos, financiación del terrorismo y demás riesgos, incluyendo la consulta y reporte en listas restrictivas y bases de datos de vocación pública.
- Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes (PQRS), y canalizar hacia los responsables correspondientes las que se refieran a eventos o servicios de terceros.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, cambiarias y regulatorias, así como órdenes y requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
- Cumplir las obligaciones contractuales asumidas frente a aliados por cuyos canales el usuario accede a la plataforma, incluyendo la conservación de la prueba de las autorizaciones otorgadas por el usuario.
- Enviar comunicaciones operativas y transaccionales relacionadas con la cuenta, las compras, los cambios de los servicios y la seguridad, las cuales son necesarias para la ejecución de la relación.
- Con autorización adicional y separada: enviar información comercial, publicitaria y promocional de TAKIYA y de sus aliados, únicamente por los canales que el Titular seleccione (correo electrónico, mensajes de texto, WhatsApp o notificaciones de la aplicación), dentro de los horarios y con la periodicidad previstos en la Ley 2300 de 2023, con consulta del Registro de Números Excluidos cuando corresponda y con posibilidad de revocatoria total o por canal en cualquier momento.
- Realizar analítica, estadísticas, encuestas, estudios de mercado y mejora de productos, privilegiando el uso de información agregada o anonimizada.
- Gestionar la seguridad de la plataforma y de la información, y documentar la trazabilidad de las operaciones.
- Transferir o transmitir los datos conforme a la sección 11, incluyendo en procesos de reorganización empresarial, cesión de posición contractual o cambio de control, caso en el cual se informará a los titulares conforme a la ley.
8. Autorización y prueba de la autorización
8.1 La autorización del Titular es previa, expresa e informada. Puede otorgarse por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se otorgó, como el diligenciamiento y aceptación de formularios digitales con casillas de aceptación (opt in).
8.2 En los flujos digitales, la autorización para las finalidades necesarias de la relación se solicita mediante casilla obligatoria, y las finalidades comerciales y de mercadeo mediante casillas separadas y opcionales, de manera que el Titular pueda otorgarlas o negarlas de forma independiente.
8.3 TAKIYA conserva prueba de cada autorización otorgada, incluyendo como mínimo: fecha y hora, dirección IP desde la cual se otorgó, identificador de la sesión o del dispositivo, versión de los textos aceptados y finalidades autorizadas. Esta evidencia se conserva en medios digitales seguros durante la relación y los términos de prescripción aplicables, y se encuentra a disposición del Titular y de las autoridades.
8.4 No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria y datos relacionados con el Registro Civil.
9. Datos sensibles
9.1 El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Su entrega es facultativa y así se informa en cada caso. La negativa a suministrarlos solo impide el acceso a las dinámicas específicas que los requieren como condición operativa, sin afectar los demás servicios.
9.2 Cuando una dinámica utilice la selfie sellada u otras imágenes del Titular como mecanismo de verificación de identidad y de participación, dichos datos se tratarán exclusivamente para verificar la identidad, validar la participación, prevenir el fraude y soportar los resultados de la dinámica, con acceso restringido, y se suprimirán o anonimizarán cuando dejen de ser necesarios para esas finalidades y para la defensa de TAKIYA frente a reclamaciones.
9.3 TAKIYA no condiciona ninguna actividad al suministro de datos sensibles distintos de los estrictamente necesarios para la dinámica correspondiente y no los utiliza con fines de discriminación.
10. Datos de niños, niñas y adolescentes
10.1 La plataforma está dirigida a personas mayores de dieciocho (18) años. Como regla general, TAKIYA no trata datos de niños, niñas y adolescentes.
10.2 Excepcionalmente, en los programas que expresamente contemplen la participación de menores de edad, el tratamiento se realizará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, previa autorización otorgada por su representante legal, quien podrá ejercer en su nombre los derechos de la sección 13. Los datos de menores no se utilizan para fines de mercadeo.
11. Transmisión y transferencia nacional e internacional
11.1 Para cumplir las finalidades de esta Política, TAKIYA puede transmitir o transferir datos personales a los siguientes destinatarios, dentro y fuera de Colombia:
- Encargados y proveedores tecnológicos: pasarelas de pago y entidades financieras que procesan las transacciones; proveedores de infraestructura, alojamiento y computación en la nube; proveedores de mensajería, notificaciones, correo, atención al cliente, analítica, logística y facturación electrónica. Algunos de estos proveedores operan servidores fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos de América, por lo que la aceptación de esta Política y de la autorización comprende la transferencia y transmisión internacional de los datos para las finalidades aquí descritas.
- Aliados de canal: Comunicación Celular S.A. Comcel S.A. y demás aliados a través de cuyas plataformas el usuario accede a TAKIYA, en lo necesario para operar el canal, aplicar beneficios, atender PQRS y cumplir las obligaciones contractuales, incluida la entrega de la información que dichos aliados requieran conforme a la ley y a los contratos.
- Empresarios, productores y operadores de boletería: en lo necesario para gestionar la adquisición de accesos, aplicar beneficios, validar el ingreso a los eventos y tramitar cambios, cancelaciones y devoluciones, quienes actúan como responsables independientes respecto de los eventos que organizan y venden.
- Grupo empresarial: la matriz, las subordinadas y las sociedades vinculadas de TAKIYA en Colombia o en el exterior, para fines administrativos, contables, de consolidación, de auditoría y de gestión corporativa.
- Autoridades y terceros legitimados: autoridades administrativas, judiciales, tributarias y de policía que lo requieran en ejercicio de sus funciones; auditores, aseguradoras y asesores profesionales sujetos a deberes de confidencialidad; y potenciales adquirentes o cesionarios en operaciones de reorganización empresarial, con compromisos de confidencialidad.
11.2 Toda transmisión a Encargados se rige por contratos que les imponen las obligaciones del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013: tratar los datos conforme a esta Política, únicamente para las finalidades autorizadas, aplicar medidas de seguridad y confidencialidad y abstenerse de usarlos para fines propios.
12. Medidas de seguridad
TAKIYA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales a la naturaleza de los datos para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: cifrado de la información en tránsito, control de acceso basado en roles y necesidad de conocer, autenticación de usuarios, registros de auditoría, prácticas de desarrollo seguro, segregación de ambientes, respaldo de información, gestión de proveedores con compromisos contractuales de seguridad y alineación con estándares reconocidos de la industria, incluyendo los lineamientos de la norma ISO 27001 y, en materia de pagos, el estándar PCI DSS a través de encargados certificados. Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, TAKIYA lo gestionará conforme a su procedimiento interno y lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares cuando corresponda conforme a la ley.
13. Derechos de los titulares
El Titular de los datos tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TAKIYA.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante TAKIYA.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual que imponga su conservación.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política.
14. Canales y procedimientos de consultas y reclamos
14.1 Canal de atención: correo electrónico soporte@takiya.co con el asunto Protección de Datos, o los formularios habilitados en www.takiya.co y en www.bonocine.com. El área responsable de la atención de solicitudes de datos personales es el área de servicio al cliente y protección de datos de TAKIYA.
14.2 La solicitud debe contener como mínimo: identificación del Titular, descripción de los hechos que motivan la solicitud, dirección o correo de notificación y los documentos que se quieran hacer valer. Si actúa un representante o apoderado, debe acreditar tal calidad. Si la solicitud está incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que la complete; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistida.
14.3 Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no fuere posible atenderlas en ese término, se informará al interesado, expresando los motivos y la fecha de respuesta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14.4 Los reclamos se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuere posible, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda reclamo en trámite en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
14.5 La solicitud de supresión o la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o cuando la conservación sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales de TAKIYA o para el ejercicio o defensa de sus derechos en reclamaciones.
15. Cookies y tecnologías similares
TAKIYA utiliza cookies y tecnologías similares, propias y de terceros, para el funcionamiento de la plataforma, la seguridad de las sesiones, la medición de audiencia y, previa configuración del usuario, la personalización de contenidos. El usuario puede deshabilitar las cookies no esenciales desde la configuración de su navegador o de la plataforma; algunas funcionalidades pueden verse limitadas. La información recolectada puede incluir tipo de navegador y sistema operativo, páginas visitadas, tiempos de navegación, idioma del dispositivo y enlaces utilizados.
16. Vigencia de las bases de datos y conservación
Los datos personales se conservarán durante la vigencia de la relación con el Titular y, terminada esta, durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, cambiarias y contractuales, atender requerimientos de autoridades y ejercer la defensa de TAKIYA en reclamaciones, atendiendo los términos de prescripción aplicables. Vencidos dichos plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados. Las bases de datos tendrán una vigencia indefinida mientras se mantenga el desarrollo del objeto social de TAKIYA.
17. Disposiciones finales
17.1 Aviso de privacidad. En los puntos de recolección se pondrá a disposición del Titular un aviso de privacidad que informa la existencia de esta Política, sus finalidades y los canales de atención.
17.2 Registro Nacional de Bases de Datos. TAKIYA verificará periódicamente si se encuentra dentro de los umbrales de obligatoriedad del Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la SIC conforme al Decreto 090 de 2018 y, de estarlo, efectuará y mantendrá actualizado el registro correspondiente.
17.3 Modificaciones. TAKIYA puede modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios se publicarán en www.takiya.co y en los canales de la plataforma. Los cambios sustanciales sobre finalidades o destinatarios se comunicarán a los titulares y, cuando la ley lo exija, se solicitará nueva autorización.
17.4 Idioma. La versión en español de esta Política prevalece sobre cualquier traducción.
17.5 Vigencia. Esta Política rige a partir de su publicación.